Hướng Dẫn Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

thumbnailb (1)

Cùng Anh ngữ Quốc tế VietYouth tìm hiểu cách viết email bằng tiếng Anh thật chuyên nghiệp và hiệu quả, kèm theo các mẫu email thông dụng nhất nhé!

1. Bố Cục Chuẩn Khi Viết Email Bằng Tiếng Anh

Dù bằng tiếng Việt hay tiếng Anh, một email chuyên nghiệp luôn cần tuân thủ bố cục rõ ràng, mạch lạc. Nhìn chung, email tiếng Anh thường bao gồm ba phần chính: phần mở đầu, nội dung chính và phần kết thúc.

Để giúp bạn dễ hình dung, hãy cùng phân tích bố cục chi tiết của một email cụ thể:

1.1. Phần Mở Đầu:

  • Lời chào:

    • Dear Mr./ Mrs./ Ms. + Họ (nếu là người nước ngoài)
    • Dear Mr./ Ms. + Tên (nếu là người Việt Nam)
    • Dear Sir or Madam (khi chưa biết tên người nhận)
  • Lời mở đầu (không bắt buộc):

    • I hope this email finds you well. (Tôi mong email này đến được với bạn khi bạn khỏe.)

1.2. Nội Dung Chính:

  • Mục đích viết email: Nêu rõ lý do bạn viết email. Ví dụ:
    • With reference to our previous meeting… (Liên quan đến cuộc họp trước…)
    • I am writing to inform you about… (Tôi viết thư này để thông báo cho bạn về…)
  • Nội dung chi tiết: Trình bày thông tin bạn muốn truyền tải một cách rõ ràng, súc tích.

1.3. Kết Thư:

  • Đề nghị/yêu cầu (nếu có):
    • For further information, please do not hesitate to contact me. (Để biết thêm thông tin chi tiết, xin vui lòng liên hệ với tôi.)
  • Lời cảm ơn:
    • Thank you for your time! (Cảm ơn bạn đã dành thời gian!)
  • Ký tên:
    • Yours sincerely/faithfully, (Trân trọng,)
    • [Họ và tên]

2. Bí Quyết Viết Email Bằng Tiếng Anh Chuyên Nghiệp

2.1. Lời Chào – Ấn Tượng Đầu Tiên:

  • Ưu tiên sử dụng “Dear…” thay cho “Hi…” hay “Hello…” trong email công việc.
  • Chú ý cách xưng hô phù hợp với văn hóa của người nhận (Mr./ Ms./ Miss/ Mrs.).

2.2. Lời Mở Đầu – Tạo Sự Kết Nối:

  • Hỏi thăm sức khỏe người nhận (chỉ khi đã quen biết). Ví dụ:
    • I hope this email finds you well.
  • Cảm ơn họ (nếu có). Ví dụ:
    • Thank you for getting back to me. (Cảm ơn bạn đã trả lời tôi.)
  • Đi thẳng vào vấn đề chính nếu không cần thiết phải viết lời mở đầu.

2.3. Mục Đích – Nêu Rõ Ngay Từ Đầu:

  • Khi trả lời thư:
    • I’m writing to reply to your… (Tôi viết thư này để trả lời…)
  • Khi chủ động viết thư:
    • With reference to… I would like to… (Liên quan đến…, tôi muốn…)
    • I’m writing to… (Tôi viết thư này để…)

2.4. Thông Tin Chi Tiết – Ngắn Gọn, Súc Tích:

Sử dụng các mẫu câu phù hợp để trình bày thông tin một cách chuyên nghiệp:

  • Yêu cầu/hỏi thông tin:
    • I would appreciate it if you could… (Tôi sẽ rất cảm kích nếu bạn có thể…)
  • Cung cấp thông tin:
    • The… that you need is attached below. (… mà bạn cần được đính kèm bên dưới.)
  • Khiếu nại:
    • … has negatively affected… (… đã ảnh hưởng tiêu cực đến…)
  • Xin lỗi:
    • I/We sincerely apologize for… (Tôi/Chúng tôi chân thành xin lỗi vì…)

2.5. Kết Thư – Dấu Ấn Cuối Cùng:

Sử dụng các từ/cụm từ kết thúc phù hợp:

  • Respectfully,
  • Sincerely,
  • Yours sincerely,
  • Yours truly,
  • Best regards,

Lưu ý:

  • Luôn ghi đầy đủ họ tên khi ký email.
  • Tạo chữ ký email chuyên nghiệp.

3. Mẫu Email Thông Dụng & Hữu Ích

3.1. Email Yêu Cầu:

Tiếng Anh:

Dear [Tên người nhận],

I hope this email finds you well.

I am writing to request [yêu cầu].

[Giải thích chi tiết về yêu cầu].

I would appreciate it if you could [hành động bạn muốn người nhận thực hiện].

Thank you for your time and consideration.

Best regards,
[Họ và tên của bạn]

3.2. Email Gửi Tài Liệu:

Tiếng Anh:

Dear [Tên người nhận],

Please find attached [tên tài liệu] as requested.

[Mô tả ngắn gọn về tài liệu].

Please let me know if you have any questions.

Best regards,
[Họ và tên của bạn]

3.3. Email Mời Họp:

Tiếng Anh:

Subject: Meeting Invitation: [Chủ đề cuộc họp]

Dear [Tên người nhận],

This email serves as an invitation to a meeting to discuss [chủ đề cuộc họp].

Meeting Details:

  • Date: [Ngày]
  • Time: [Giờ]
  • Location: [Địa điểm]

Please RSVP to [địa chỉ email] by [ngày] to confirm your attendance.

Best regards,
[Họ và tên của bạn]

3.4. Email Khiếu Nại:

Tiếng Anh:

Dear [Tên người nhận],

I am writing to express my dissatisfaction with [vấn đề].

[Mô tả chi tiết về vấn đề].

I would appreciate it if you could look into this matter and take appropriate action.

Thank you for your time and attention to this matter.

Sincerely,
[Họ và tên của bạn]

3.5. Email Xin Lỗi:

Tiếng Anh:

Dear [Tên người nhận],

Please accept our sincerest apologies for [vấn đề].

[Giải thích lý do và biện pháp khắc phục].

We value your business and appreciate your understanding.

Sincerely,
[Họ và tên của bạn]

4. Ghi Nhớ Để Luôn Tự Tin:

  • Xác định đối tượng nhận mail để có văn phong phù hợp.
  • Sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự nhưng dễ hiểu.
  • Tránh dùng từ ngữ quá phức tạp hoặc sáo rỗng.
  • Kiểm tra kỹ lỗi chính tả và ngữ pháp trước khi gửi.

Với những chia sẻ chi tiết và ví dụ cụ thể trên, Anh ngữ Quốc tế VietYouth hy vọng bạn đã tự tin hơn trong việc viết email bằng tiếng Anh. Chúc bạn thành công!

Để lại một bình luận

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *